De basis van een georganiseerde administratie
Een georganiseerde administratie is essentieel voor het succes van je onderneming. Het helpt je om overzicht te houden, tijdig te voldoen aan wettelijke verplichtingen en inzicht te krijgen in de financiële gezondheid van je bedrijf. In dit artikel geven we je tips en trucs om je administratie eenvoudig en efficiënt te regelen.
Belangrijke documenten en facturen ordenen
Om te beginnen is het belangrijk om een systeem te hebben voor het ordenen van alle documenten en facturen. Dit kan zowel digitaal als op papier, maar zorg ervoor dat je een duidelijke structuur aanbrengt. Maak bijvoorbeeld mappen aan voor inkomende en uitgaande facturen, bankafschriften, contracten en belastingaangiftes. Zorg er ook voor dat je alle documenten regelmatig archiveert en dat je een back-up maakt van je digitale bestanden.
Het is ook handig om een vaste plek te hebben waar je alle documenten bewaart, zodat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Zorg ervoor dat je regelmatig tijd inplant om je administratie bij te werken, zodat je niet achterloopt en altijd een actueel overzicht hebt.
Effectieve tools en software voor je administratie
Er zijn talloze tools en software beschikbaar die je kunnen helpen bij het beheren van je administratie. Een goed voorbeeld hiervan is Moneybird, een online boekhoudprogramma dat speciaal is ontwikkeld voor ZZP’ers en kleine ondernemers. Met Moneybird kun je eenvoudig facturen maken en versturen, betalingen bijhouden, btw-aangiftes doen en inzicht krijgen in je financiële situatie.
Naast boekhoudprogramma’s zijn er ook andere handige tools die je kunt gebruiken, zoals apps voor urenregistratie, declaraties en het scannen van bonnetjes. Door gebruik te maken van deze tools en software kun je veel tijd besparen en houd je meer tijd over voor het daadwerkelijk runnen van je bedrijf.
Tijd besparen met automatisering en uitbesteden
Automatisering en uitbesteden kunnen je helpen om nog meer tijd te besparen op je administratie. Door bepaalde taken te automatiseren of uit te besteden, hoef je hier zelf minder tijd aan te besteden en kun je je focussen op andere belangrijke zaken binnen je onderneming.
Automatiseren van terugkerende taken
Er zijn verschillende taken binnen je administratie die je kunt automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan het automatisch versturen van herinneringen voor openstaande facturen, het koppelen van banktransacties aan facturen of het automatisch bijwerken van je voorraadbeheer. Door gebruik te maken van automatisering bespaar je niet alleen tijd, maar verklein je ook de kans op fouten.
Daarnaast is het ook mogelijk om bepaalde administratieve taken uit te besteden aan een boekhouder of administratiekantoor. Zij kunnen je helpen bij het opstellen van jaarrekeningen, het indienen van belastingaangiftes en het geven van financieel advies. Door je administratie (gedeeltelijk) uit te besteden, weet je zeker dat alles goed geregeld is en houd je meer tijd over voor andere zaken.